Privatlivspolitik for idrætsforeninger

28. maj 2018

SVØM Slagelse Korsørs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

%FORENINGS-NAVN% er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: %HOVEDKONTAKT-NAVN%

Adresse: %FORENINGS-ADRESSE%, %FORENINGS-POSTNR% %FORENINGS-BY%

CVR:%FORENINGS-CVR%

Telefonnr.: %FORENINGS-TLF%

Mail: %FORENINGS-MAIL%

Website: %FORENINGS-URL%

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse […]

1. Oplysninger om ledere og trænere:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
  •  […]
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
  • […]

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn 
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
•  

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os
• […]

1. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os
• […]

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• […]

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Privatlivspolitikken tager udgangspunkt i skabelon udarbejdet af Danmarks Idrætsforening og DGI fra januar 2018. 

[1] Et eksempel på en privatlivspolitik, som nogle idrætsforeninger umiddelbart kan udfylde og anvende, mens andre foreninger kan have behov for at udbygge den.

[2] I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en tilsvarende liste for trænere og frivillige.

[3] For mange idrætsforeninger vil det slet ikke være nødvendigt at behandle sådanne oplysninger. I nogle tilfælde kan det dog være relevant med helbredsoplysninger, herunder om doping. I andre tilfælde kan det være relevant med CPR-nummer, f.eks. i skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.  

[4] Nogle typer af foreninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer, f.eks. skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.

[5] Hvis foreningen f.eks. indhenter oplysninger fra sociale medier, der er offentligt tilgængelige, skal det oplyses.

[6] De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening.

[7] Punktet skal alene medtages, hvis foreningen reelt videregiver data til DGI eller DIF/specialforbund.

[8] Sker der ikke i foreningen den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.

Databehandleraftale

1. Parterne

Denne databehandleraftale (Databehandleraftalen) indgås i tilknytning til den imellem parterne indgåede kontrakt vedrørende Aftalevilkår.

Der indgås hermed følgende databehandleraftale mellem Zakobo og “kunden” (den juridiske enhed der benævnes kunden i Aftalen.

2. Aftalens baggrund

Baggrunden for aftalen er, at Zakobo behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.

Kunden er dataansvarlig og Zakobo er databehandler i forbindelse med de i databehandleraftalen angivne behandlinger af personoplysninger.

Kunden har som den dataansvarlige i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen. Den dataansvarlige har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres. Zakobo er forpligtet til at give kunden besked, hvis der efter Zakobos’ opfattelse sker lovovertrædelser. Zakobo er ansvarlig for at opfylde kravene i Persondataforordningen.

Behandlingen er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (Databeskyttelsesforordningen) samt øvrig national lovgivning, som supplerer databeskyttelsesforordningen.

3. Behandling efter instruks

Zakobo handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er indeholdt i denne aftale. Hermed accepterer Zakobo i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen og kun med de formål og på en sådan måde, som fremgår af denne databehandleraftale. Parternes samarbejde er i øvrigt reguleret af en særskilt aftale om system, ydelser, betaling m.v.

3.1 Formålene med behandlingen

1. Formål med behandling af personoplysninger:

• Den dataansvarliges kunde og medlemshåndtering, herunder opkrævninger og betalinger.

• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

• Levering af varer og ydelser som kunden har bestilt

1. Formål med behandling af oplysninger på ansatte, instruktører og ledere:

• Håndtering af ansatte og frivilliges hverv og pligter hos den dataansvarlige

• Opfyldelse af lovkrav

• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

• Administration af ansatte, instruktører og lederes relation til den dataansvarlige

3.2 Kategorier af registrerede

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

• Kunder

• Medlemmer

• Ledere

• Instruktører / Trænere

3.3 Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger

Zakobo behandler almindelige personoplysninger og behandler alle personoplysninger strengt fortroligt. 

Zakobo behandler følgende personoplysninger:

1. Kunde og medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, bopælskommune og e-mailadresse(r)

  • Foto

1. Oplysninger om ansatte, instruktører og ledere:

• Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til den dataansvarlige og bankkontonummer

  • Foto

3.4 Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger

Zakobo skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.

Zakobo må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale sikre, at de personer, der er autoriseret af Zakobo til at varetage behandling af de overladte personoplysninger, har underskrevet tilstrækkelig fortrolighedserklæring, eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Zakobo skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over for den registrerede. Dette indebærer bl.a., at Zakobo på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.

Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til de fysiske lokaler hos Zakobo og kan også få adgang til en årlig revisionserklæring. Den dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision fremsende en plan som beskriver omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato.

Den dataansvarlige er ansvarlig for at afholde alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens tidsforbrug i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.

4. Underdatabehandlere

Denne databehandleraftale omfatter også Zakobos underleverandører. Kunden har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underleverandører:

QuickPay ApS, 
Østergade 25, 1.tv.
8000 Århus C,
Formål: Forestå betalingstransaktioner, herunder indhentning og opbevaring af betalingskortoplysninger.

GatewayAPI
Buchwaldsgade 50.
5000 Odense C*
Formål: Udsendelse af SMS-beskeder.

ABAKOMP Internet Service ApS
skovglimt 24
6340 krusaa
Formål: Vedligeholdelse af Zakobo servere 

Al kommunikation mellem kunden og underleverandøren foretages via Zakobo. Overførsel til anden underleverandør af persondata må kun ske, når Zakobo har sikret sig, at sådan anden underleverandør har indgået databehandlingsaftale godkendt af Zakobo.

Zakobo og dennes underleverandørers behandling af personoplysninger kan ske helt eller delvist ved anvendelse af hjemmearbejdspladser, der alle opfylder de sikkerhedskrav, der er omfattet af denne databehandlingsaftale.

5. Sikkerhedsbrud

Zakobo skal uden unødig forsinkelse underrette kunden efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden.

Underretningen skal indeholde de faktiske omstændigheder ved bruddet på persondatasikkerheden, dets virkninger og de trufne og planlagte afhjælpende foranstaltninger. Hvis bruddet er af en karakter der lovgivningsmæssigt kræver at datastilsynet skal underrettes, er det Zakobos pligt at foretage dette uden unødig forsinkelse.

6. Varigheden af behandlingen

Denne aftale gælder, så længe Zakobo behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v. Zakobo skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.

6. Underskrift